文書取扱規則
０１－一般－００００３号
２００１年４月１日
改正０２－一般－００１１９号
２００２年４月１日
改正０２－一般－００２７２号
２００２年１０月１日
改正０３－一般－９０００１号
２００３年１月９日
改正０３－一般－０００９４号
２００３年４月１日
改正０７－一般－０００６２号
２００７年３月１日
改正０８－一般－００４２６号
２００８年６月１日
改正０９－一般－００２９４号
２００９年７月６日
改正１０－一般－００１７６号
２０１０年５月２１日
改正１０－一般－００２４６号
２０１０年７月１日
目次
第１節 文書の接受（第９条－第１３条）
第２節 決裁伺書の作成等（第１４条－第１７条）
第３節 施行（第１８条・第１９条）
第４節 発送（第２０条）
第１節 法人文書の管理体制（第２１条・第２２条）
第２節 法人文書の作成（第２３条・第２４条）
第３節 法人文書の分類（第２５条）
第４節 法人文書の保存（第２６条－第３２条）
第５節 法人文書の保存期間の延長又は廃棄（第３３条－第３８条）
第６節 秘密文書の管理（第３９条－第４４条）
（目的）
第１条 この規則は、独立行政法人日本貿易保険（以下「日本貿易保険」という。）における文書の適正な取扱い及び管理のために必要な事項を定め、もって事務能率の向上に資するとともに、事業の適正かつ効率的な運営に資することを目的とする。
（適用範囲）
第２条 日本貿易保険における文書の取扱い及び管理は、別に定めるところによる場合を除き、この規則の定めるところによる。
（定義）
第３条 この規則において「文書」とは、業務上往復する一般書類その他の書面による記録（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）を含む。以下同じ。）をいう。
２ この規則において「法人文書」とは、役職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、役職員が組織的に用いるものとして、日本貿易保険が保有してい るものをいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
３ この規則において「法人文書ファイル」とは、能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な 関連を有する法人文書（保存期間が１年以上のものであって、当該保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）の集合物をいう。
４ この規則において「法人文書ファイル管理簿」とは、法人文書ファイル及び法人文書（単独で管理することが適当なものであって、保存期間が１年以上のものに限る。）の管理を適切に行うため、次の各号に掲げる事項を記載した帳簿をいう。
一 文書分類
二 法人文書ファイル名
三 作成者
四 作成又は取得時期、保存期間及び保存期間満了時期
五 媒体の種別
六 保存場所
七 管理担当のグループ等
八 保存期間満了時の措置結果
九 備考
十 その他法人文書ファイルの管理の便宜に資する事項
５ この規則において「法人文書分類基準」とは、法人文書の適切な保存のため、日本貿易保険の業務及び事業の性質、内容等に応じた系統的な法人文書の分類の基準であって、大分類、中分類及び小分類の３段階のツリー構造をしたものをいう。
６ この規則において「グループ等」とは、組織規則に定めるグループ及び室をいう。
７ この規則において「主管」とは担当する所掌事務をいい、「主管グループ等」とは、組織規則に従い当該事務の処理並びにこれに必要な文書の取扱い及び管理を担当するグループ等をいう。
８ この規則において「文書情報管理システム」とは、日本貿易保険のパーソナルコンピュータ・ネットワークシステム上で稼動する文書の登録・管理を支援する情報システムをいう。
９ この規則において「接受」とは、日本貿易保険の外から送達された文書が主管グループ等に到達し、了知可能な状態に置かれたものを担当者が受領することをいう。。
１０ この規則において「決裁」及び「決裁権者」とは、それぞれ決裁規則第２条第１項及び第２項において定義するものとする。
１１ この規則において「決裁伺書」とは、決裁権者が押印、署名又はこれらに類する行為を行うことにより、その内容を日本貿易保険の意思として決定し、又は確認するために起案した文書をいう。
１２ この規則において「施行」とは、日本貿易保険の意思として決定し、又は 確認した内容の効力を発生させる行為をいい、「施行文書」とはその行為を通知する文書をいう。
１３ この規則において「秘密文書」とは、事案の内容の漏えいを特に防止する必要（以下「秘密保全の必要」という。）のある法人文書をいう。
（事務処理の原則）
第４条 日本貿易保険における事務の処理は、原則として文書で行わなければならない。
２ 文書の取扱い及び管理にあたっては、関係部署との連絡を密にし、迅速かつ正確を期し、秘密の保全が必要な場合にはこれを守り、あわせて責任の所在を明らかにしなければならない。
３ 文書は、分かりやすい用字用語で、平易、的確かつ簡素に記載するものとする。
（公印）
第５条 公印については、公印取扱規則に定めるところによる。
（決裁）
第６条 文書で決裁を要するものは、決裁規則の定めるところにより決裁を得るものとする。
（総括文書取扱責任者等）
第７条 日本貿易保険に文書管理者を置き、総務部長をもって充てる。
２ 本店及び大阪支店に総括文書取扱責任者を置き、それぞれ総務部人事グループ長又は大阪支店管理企画グループ長をもって充てる。
３ 総括文書取扱責任者は、当該所属するグループ等に属する職員から総括文書取扱担当者を指名するものとする。
４ 各グループ等に文書取扱責任者を置き、各グループ等の長をもって充てる。
５ 文書取扱責任者は、あらかじめ、当該グループ等に属する職員から文書取扱担当者を指名するものとする。
（総括文書取扱責任者等の職務）
第８条 文書管理者は日本貿易保険の法人文書の管理を総括する。
２ 総括文書取扱責任者は、本店又は大阪支店における文書の取扱い及び管理の事務を総括する。
３ 総括文書取扱担当者は、総括文書取扱責任者の命を受け、文書の取扱い及び管理の事務を行う。
４ 文書取扱責任者は、各グループ等における文書の取扱い及び管理の事務を総括する。
５ 文書取扱担当者は、文書取扱責任者の命を受け、文書の取扱い及び管理の事務理の事務を行う。
（文書の受付）
第９条 到達文書（郵送、電子的方法その他の方式により日本貿易保険に到達した文書をいう。以下同じ。）については、原則として総括文書取扱担当者が受付の事務を行う。ただし、文書が直接各グループ等に到達したときは、当該グループ等においてこれを行うものとする。
（文書の配布）
第１０条 総括文書取扱担当者は、文書受付後直ちに、各グループ等宛てのものについては主管グループ等の文書取扱担当者に、親展又は秘の表示のある文書（以下「親展文書等」という。）については各名あて人にそれぞれ配布するものとする。
２ 宛先が不明な文書については、総括文書取扱担当者がこれを開封して内容を確認し、直ちに主管グループ等の文書取扱担当者に配布するものとする。
３ 金銭、金券等（以下「金銭等」という。）を添付してある文書は、総括文書取扱担当者においてその文書の上部余白に金銭等の種類、金額及び数量を表示 し、総括文書取扱責任者が確認印を押すこととする。この場合において、金銭等の添付してある旨の表示があって添付物が欠けているときは、その旨を表示して 確認印を押し、主管グループ等の文書取扱責任者に必要な指示を行わなければならない。
（事故文書等の処理）
第１１条 到達文書で郵送料の不足又は未納のものについては、総括文書取扱責任者が必要と認めたときは、不足額を支払うものとする｡
２ 到達文書で日本貿易保険に誤送されたものは、総括文書取扱担当者において正当な宛先へ転送又は返送するものとする｡
３ 日本貿易保険より発送された文書で返送されてきたものは、総括文書取扱担当者が主管グループ等の文書取扱担当者にその旨を連絡し、必要な手続きをとるものとする。
（配布文書の主管グループ等における処理）
第１２条 文書の配付を受けた主管グループ等の文書取扱担当者は、グループ等内の事務の担当区分に従い、担当者又は担当することが適当と判断される者（以下「主管担当者」という。）に配付するものとする。
２ 親展文書等は、各名あて人が開封し、処理を行うものとする。
（文書番号の取得等）
第１３条 主管担当者は、文書を接受しようとするときは、直ちに別表第１により定める文書番号を文書情報管理システムにより取得するとともに、当該システ ムから出力される文書番号付与票を文書に添付しなければならない。ただし、軽微な文書の接受にあたっては、この限りでない。
２ 主管担当者は、配布文書のうち他の担当又はグループ等に関連するものについては、これを複写の上速やかに配布することとする。
（作成方法等）
第１４条 主管担当者は、到達文書の処理又は発議に当たり、決裁を求めようとするときは、別紙様式により決裁伺書を起案しなければならない。ただし、主管グループ等内で決裁がなされる場合及び別に内部規則で定めがある場合には、簡易な方法によることを妨げない。
（決裁伺書の文書番号の取得等）
第１５条 到達文書の処理に係る決裁伺書の文書番号は、第１３条第１項の規定により取得した文書番号と同一とし、この処理に伴う施行文書に付する文書番号についても同一とする。
２ 発議に係る決裁伺書を作成しようとするときは、直ちに別表第１により定める文書番号を文書情報管理システムにより取得するとともに、当該システムから出力される文書番号付与票を決裁伺書に添付しなければならない。
３ 前項の発議に係る決裁伺書の処理に伴い作成される施行文書については、当該決裁伺書の文書番号と同一の文書番号を付するものとする。
（特別な処理を要する起案）
第１６条 決裁伺書の処理について、緊急を要する場合には、当該決裁伺書に至急と標記し、その旨が明らかになるようにしなければならない。
２ 文書の施行にあたって、施行日、方式、発送方法その他の事項について特別な取扱いを要するものは、あらかじめ、決裁伺書の施行注意欄にその旨を標記しなければならない。
（決裁後の処理）
第１７条 決裁の終わった決裁伺書には、主管担当者が決裁日を記入するものとする。
（公印の押印等）
第１８条 主管担当者は、施行文書について、公印の押印その他の施行処理を受けようとするときは、当該施行文書に当該施行文書に係る決裁伺書を添えて、総括文書取扱担当者に対し、これを求めなければならない。
２ 総括文書取扱担当者は、施行文書の施行処理を終えたときは、当該施行文書に係る決裁伺書の施行日欄及び文書情報管理システムにそれぞれ施行日を記入又は入力しなければならない。
３ 文書の施行の日付を特に指定する必要がある文書は、主管担当者が予めその旨を総括文書取扱担当者に連絡しておかなければならない｡
（公印の押印等の特例）
第１９条 海外の国又は地域に対して発送する施行文書及びこれに類するものの施行処理は、公印の押印に代えて公印に係る組織の長の本人自筆の署名をもって、これを行うことができるものとする。
（発送の方法）
第２０条 文書の発送は、郵送、使送、電信、ファクシミリ又は電子メール等によって行うものとする。
２ 重要な文書を発送する場合には、特に書留等の手段により行うものとする。
（文書の管理の原則）
第２１条 職員は、業務上作成し、又は取得した法人文書を適切に管理しなければならない。
２ 文書取扱責任者は、当該グループ等における法人文書の管理に責任を持つものとする。
３ その事案について完結した決裁伺書は、主管グループ等において管理することを原則とする。
（法人文書の管理状況の監査）
第２２条 文書取扱責任者は、必要に応じて、そのグループ等で保有する法人文書について、その管理状況の点検を行わなければならない。
２ 文書取扱責任者は、前項の点検をした場合には、遅滞なく、その結果を総括文書取扱責任者に報告しなければならない。
３ 総括文書取扱責任者は、必要があると認めるときは、文書取扱責任者に対し、法人文書の管理状況について実地検査その他必要な監査を行うことを命じるこ とができる。この場合において、文書取扱責任者は、速やかに、実地検査その他必要な監査を実施し、遅滞なく、その結果を総括文書取扱責任者に報告しなけれ ばならない。
４ 総括文書取扱責任者は、緊急の場合には、前項の規定にかかわらず、文書取扱責任者の法人文書の管理状況について実地検査その他必要な監査を直接行うことができる。
（法人文書の作成又は取得）
第２３条 役職員は、法人文書として、文書を職務上作成し、又は取得しようとするときは、法人文書としての表示を適切に付さなければならない。
２ 役職員は、法人文書以外のものとして、文書を作成し、又は取得しようとするときは、組織名や役職名を付すなど法人文書としての表示及びこれに類似の表示を付してはならない。
（法人文書としての表示）
第２４条 法人文書としての表示は、１件ごとに、当該文書を作成し、又は取得した者の氏名及びその職務に係る職名その他の法人文書であることを適切に示す 上で必要と認められる事項を、当該文書に記載するものとする。ただし、処理に係る事案が軽微である場合、緊急を要する場合その他特段の事情がある場合は、 この限りでない。
２ 文書取扱責任者は、そのグループ等に属する職員に対し、その職務上作成し、又は取得した文書について、次の各号に掲げることを行うことができる。
（法人文書の分類基準の整備）
第２５条 文書取扱責任者は、そのグループ等で保有する法人文書の適切な保存のため、当該グループ等の事務及び事業の性質、内容等に応じて、法人文書分類基準を作成しなければならない。
２ 総括文書取扱責任者は、日本貿易保険の業務及び事業の変更その他特段の事情により、法人文書分類基準の変更が必要であると認めるときは、関係するグループ等の文書取扱責任者に、それらの変更を命じることができる。
３ 総括文書取扱責任者は、各グループ等の法人文書分類基準を本支店ごとに取りまとめ、整備しなければならない。
（法人文書の保存期間及び保存期間満了時期）
第２６条 法人文書の保存期間は、別表第２に掲げる保険契約等関係文書にあっては、同表中に定めるところによるものとし、当該保存期間に基づき保存期間が満了する時期（以下「保存期間満了時期」という。）を設定することとする。
２ 前項の保険契約等関係以外の法人文書については、業務及び事業の性質、内容等に応じて別表第３に定める基準に従い、その保存期間及び保存期間満了時期を設定しなければならない。ただし、法令の規定により保存すべき期間又は有効である期間が定められている法人文書については、当該法令で定める保存すべき期間又は有効である期間を保存期間とする。
３ 法人文書については、特段の事情がある場合は、前２項に規定する期間を超えてこれと異なる期間を保存期間とすることができる。
４ 文書取扱責任者は、そのグループ等で保有する法人文書について、その保存期間及び保存期間満了時期を適切に設定するよう努めなければならない。
（保存期間の特例）
第２７条 次に掲げる法人文書については、その保存期間満了時期後においても、その区分に応じてそれぞれ次の各号に掲げる期間が経過する日までの間その保存期間を延長するものとする。
一 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
二 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
（法人文書の適切な保存）
第２８条 法人文書は、その保存期間満了時期までの間適切に保存されなければならない。
２ 法人文書を適切に保存するために必要があると認められるときは、原本に代えてその写し（内容的に同一のものを含む。）を正本として保存することができる。
（法人文書ファイルの作成）
第２９条 法人文書は、必要に応じ、法人文書分類基準に従い、法人文書ファイルとして整理されなければならない。
２ 前項の規定により法人文書ファイルとして整理したときは、当該法人文書ファイルに属するすべての法人文書の保存期間満了時期は、その属する法人文書の保存期間満了時期のうち最も遅い時期となるものとし、それぞれの法人文書の保存期間もこの時期までの間延長するものとする。
３ 文書取扱責任者は、そのグループ等で保有する法人文書について、適切に法人文書ファイルとして整理されるよう努めなければならない。
（法人文書の保存方法）
第３０条 文書取扱責任者は、そのグループ等で保有する法人文書（前条第１項の規定により法人文書ファイルに整理したときは、当該法人文書ファイル及びそれに属さない法人文書。以下この条において同じ。）について、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所において、法人文書以外の文書と明確に区分し、保存しなければならない。
２ 文書取扱責任者は、一の法人文書ファイルに属する一部の法人文書について同じ法人文書ファイルに属する他の法人文書と異なる措置を講じようとするときは、その措置に応じて当該法人文書ファイルを適切に分割しなければならない。
（本店における法人文書の保存場所の特例）
第３１条 本店にあっては、別表第２に規定する保険契約等関係文書又は当該文書に係る法人文書ファイルについて、本店の総括文書取扱責任者が管理する専用の場所において、保存するものとする。
２ 本店の文書取扱責任者は、前項の規定にかかわらず、そのグループで保有する保険契約等関係文書以外の法人文書又は法人文書ファイルについても、特に適切に保存することが必要と認められるものについては、本店の総括文書取扱責任者が管理する専用の場所において、保存するものとする。
３ 本店の総括文書取扱責任者は、第１項の場所において保存され、又は保存されるべき法人文書について、その法人文書に係る文書取扱責任者に対し、法人文書の適切な保存のために必要な措置を講じるよう命じることができる。
（法人文書ファイル管理簿の整備）
第３２条 文書取扱責任者は、そのグループ等で保有する法人文書ファイル及び単独で管理することが適当なものであって保存期間が１年以上の法人文書（以下「法人文書ファイル等」という。）について、法人文書ファイル管理簿を作成しなければならない。
２ 文書取扱責任者は、前項の規定による法人文書ファイル管理簿の作成にあたっては、秘密保全の必要について十分留意するものとする。
３ 文書取扱責任者は、法人文書ファイル管理簿においてそのグループ等で保有する法人文書ファイル等に係る記載すべき事項について、当該法人文書ファイル等の保存期間及び当該保存期間終了後５年間登載するものとする。
４ 文書取扱責任者は、法人文書ファイル管理簿を毎年見直すものとし、必要と認めたときは、その改定をしなければならない。
５ 第２項の規定は、前項の規定により改定しようとする場合に準用する。
６ 総括文書取扱責任者は、日本貿易保険の事務及び事業の変更その他特段の事情により、法人文書ファイル管理簿の改定が必要であると認めるときは、関係するグループ等の文書取扱責任者に、その改定を命じることができる。
７ 総括文書取扱責任者は、各グループ等の法人文書ファイル管理簿をとりまとめ、本店又は支店全体の法人文書ファイル管理簿を、原則として文書情報管理システム上のデータベースとして整備しなければならない。
（保存期間の延長）
第３３条 文書取扱責任者は、そのグループ等で保有する法人文書について、当該グループ等の事務の処理その他職務の遂行上必要があると認めるときは、その保存期間満了時期前に、その事務処理上適切な期間をあらかじめ定め、当該保存期間を延長することができる。この場合において、当該延長に係る保存期間について、引き続き、これを延長しようとするときも、同様とする。
（法人文書の廃棄）
第３４条 文書取扱責任者は、そのグループ等で保有する法人文書について、保存期間（前条の規定により保存期間を延長し、又は再び延長した場合にあっては、延長後又は再延長後の保存期間）が満了したときは、廃棄しなければならない。
第３５条 文書取扱責任者は、そのグループ等の保有する法人文書について、特段の理由により、保存期間満了時期前に廃棄しようとするときは、総括文書取扱責任者の承認を得て、これを行うことができる。
２ 文書取扱責任者は、前項の規定により法人文書を廃棄したときは、すみやかに、廃棄した法人文書の名称、廃棄が必要な理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成しなければならない。
第３６条 文書取扱責任者は、第３４条又は前条第１項の規定により法人文書を廃棄するときは、当該法人文書の内容が漏えいしないよう細断処分、電磁的記録の消去その他法人文書に応じた適切な措置を講じなければならない。
２ 文書取扱責任者は、前項の措置を講じるに当たっては、秘密保全の必要について十分留意し、これを行うものとする。
（法人文書ファイル管理簿の修正）
第３７条 文書取扱責任者は、そのグループ等で保有する法人文書について、第３４条及び第３５条第１項の規定により法人文書を廃棄したときは、法人文書ファイル管理簿にその旨記載しなければならない。
（法人文書ファイルの保存期間の延長等）
第３８条 第３３条から前条までの規定は、第２９条第１項の規定により法人文書ファイルに整理したときの当該法人文書ファイルの保存期間の延長等について準用する。
（秘密文書の作成及び取得の原則）
第３９条 秘密文書の作成及び取得は必要最小限にとどめなければならない。
２ 日本貿易保険の役職員は、法人文書として職務上作成し、又は取得した文書が秘密文書に該当すると認められる場合は、遅滞なく、次条第１項の指定を受けるよう努めなければならない。
３ 文書取扱責任者は、そのグループ等で保有する法人文書について、次条第１項の指定が適切に行われるよう努めなければならない。
（秘密文書の指定）
第４０条 秘密文書の指定、変更又は廃止は、文書管理者が決定する。
２ 文書管理者は、第１項の指定に当たっては、秘密文書として取り扱うことが必要な期間を定めなければならない。
（秘密文書としての表示）
第４１条 秘密文書は、前条第１項の規定によりその指定を受けたときは、秘密文書としての表示を適切に付さなければならない。
（秘密文書の管理）
第４２条 秘密文書は、総務部長が管理することとし、総務部長は、職員のうちから秘密文書の管理事務を補佐する秘密文書取扱担当者を指名することができる。
２ 秘密文書は、その所在が明らかになるよう管理されなければならない。
（秘密文書の保存）
第４３条 秘密文書取扱担当者は、文書管理者の指示により管理すべき秘密文書について、金庫等施錠できる書庫その他これと同等の秘密情報の漏えいを防止することができるものとして文書管理者が指定する場所において、適切に保存しなければならない。
（秘密文書の廃棄）
第４４条 秘密文書取扱担当者は、文書管理者の指示により管理すべき秘密文書について、第３４条及び第３５条第１項の規定により廃棄をしようとするときは、焼却その他これと同等の秘密情報の漏えいを防止することができる方法により、処分しなければならない。
（支店の文書）
第４５条 大阪支店の所掌する事務に関し、文書の取扱い及び管理の細目について、特別の定めをする必要があるときは、大阪支店長は総務部長の承認を受けて定めることができる。
附 則
第１条 この規則は、平成１３年４月１日から実施する。
第２条 この規則を実施する際、すでに政府において文書番号を取得している文書については、本規則の規定にかかわらず、当該文書番号を使用するものとする。
第３条 この規則は、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法制度が整備、施行される際に、見直しを行うものとする。
附 則
この規則は、平成１４年４月１日から実施する。
附 則
この規則は、平成１４年１０月１日から実施する。
附 則
この規則は、平成１５年４月１日から実施する。
附 則
この規則は、平成１９年３月１日から実施する。
附 則
この規則は、平成２０年６月１日から実施する。
附 則
この規則は、平成２１年７月６日から実施する。
附 則
この規則は平成２２年５月２１日から施行し、平成２０年３月３１日から適用する。
附 則
この規則は、平成２２年７月１日から実施する。
別表第１（第１３条及び第１５条第２項関係）
文書番号は暦年をもって更新し、その表記は当該番号を取得した年（西暦の下二桁）、文書の区分を特定する記号及び取得した順序による通し番号を並べたものとし、その表記の方法は、次の例による。記号については、本店又は大阪支店の別に下表に掲げるとおりとする。
００－記号－０００００
| 記 号 | 摘 要 | |
| 本店 | 大阪 支店 | |
| 個別 | 大個 | 貿易一般保険個別保険に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） |
| 設備 | 大設 | 貿易一般保険包括保険（設備財及び自動車）に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） |
| 消費 | 大消 | 貿易一般保険包括保険（繊維品、鋼材及び化学品）に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） |
| 企総 | 大企 | 貿易一般保険包括保険企業総合保険に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） |
| 技提 | 貿易一般保険包括保険（技術提供契約等）に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） | |
| 貸付 | 貿易代金貸付保険に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） | |
| 手形 | 大手 | 輸出手形保険に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） |
| 保証 | 輸出保証保険に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） | |
| 前払 | 前払輸入保険に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） | |
| 投資 | 海外投資保険に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） | |
| 資金 | 海外事業資金貸付保険に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） | |
| 限度 | 大限 | 限度額設定型貿易保険に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） |
| 中小 | 中小企業輸出代金保険に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） | |
| 簡包 | 大簡 | 簡易通知型包括保険に関する文書（ 他の記号の摘要に属するものを除く。） |
| 受再 | ワンストップショップのための再保険に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） | |
| 特約 | 大特 | 貿易一般保険及び輸出保証保険の特約の締結等並びに輸出手形保険契約の締結等に関する文書 |
| 個枠 | 大枠 | 個別保証枠確認に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） |
| 査定 | 保険金の支払に関する文書 | |
| 回収 | 回収に関する文書 | |
| 与信 | 大与 | 海外商社及び銀行の与信管理に関する文書 |
| 制度 | 大制 | 保険約款、手続細則その他貿易保険制度に係る規程の制定及び改廃に関する文書 |
| 経理 | 大経 | 経理及び出納に関する文書 |
| 人事 | 人事に関する文書 | |
| 公開 | 大公 | 法人文書の情報公開に関する文書 |
| 契約 | 大契 | 契約に関する文書（他の記号の摘要に属するものを除く。） |
| 一般 | 大般 | 内部規則、政府との再保険に関する文書及び他の記号の摘要に属さない文書 |
別紙様式（第１４条関係）
決裁伺書
| 発議 / 到達文書の処理 | 文書番号 | ||
| 起案者 | 所属 氏名 内線番号 |
||
| あて先 | |||
| 施行者 | |||
| 提出者 | |||
| 起案日 | 接受日 | ||
| 決裁日 | |||
| 施行日 | 保存期間 | ||
| 施 行 注 意 |
|||
| 件 名 |
|||
| 伺 い |
|||
| 決裁/承認権者 | 決裁/承認印欄 | 決裁/承認日 |
別表第２（第２６条第１項関係）
保険契約等関係文書の保存期間
| 文書の区分 | 保存期間 | |
| 一 | 保険約款及び包括保険の特約書の制定及び改廃に関する文書 | ３０年 |
| 二 | 手続細則その他貿易保険制度に係る規程の制定及び改廃に関する文書 | ３０年 |
| 三 | 政府との再保険契約関係文書 | |
| (1) 再保険契約の締結又は改正の際の文書及び契約書の正本 | ３０年 | |
| (2) 再保険契約等に基づく再保険関係通知、再保険金請求等に関する文書 | 通知又は請求後１５年 | |
| 四 | 貿易保険法第１３条第２項に規定する再保険の契約関係文書 | 再保険責任期間終了後３年 |
| 五 | 貿易一般保険の契約関係文書 | |
| (1) 貿易一般保険の契約関係文書のうち以下に掲げるものを除く文書 | 保険責任期間終了後３年 | |
| (2) 包括保険の特約の締結又は改正の際の文書及び特約書の正本 | 当該特約の改正（新たな特約の締結がある場合に限る。）、解約又は解除後３年 | |
| (3) 保険契約台帳及び当該台帳記載案件に係る申込書又は送り状 | 当該台帳の発行後５年 | |
| 六 | 貿易代金貸付保険の契約関係文書 | 保険責任期間終了後３年 |
| 七 | 輸出手形保険の契約関係文書 | |
| (1) 輸出手形保険の契約関係文書のうち以下に掲げるものを除く文書 | 保険責任期間終了後３ 年 |
|
| (2) 輸出手形保険契約の締結又は改正の際の文書及び契約書の正本 | 当該契約の改正（新たな契約の締結がある場合に限る。）、解約又は解除後３年 | |
| (3) 保険契約台帳及び当該台帳案件に係る輸出手形保険荷為替手形買取通知書並びに送り状 | 当該台帳の発行後５年 | |
| 八 | 輸出保証保険の契約関係文書 | 保険責任期間終了後３年 |
| (1) 輸出保証保険の契約関係文書のうち以下に掲げるものを除く文書 | 保険責任期間終了後３年 | |
| (2) 包括保険の特約の締結又は改正の際の文書及び特約書の正本 | 当該特約の改正（新たな特約の締結がある場合に限る。）、解約又は解除後３年 | |
| 九 | 前払輸入保険の契約関係文書 | 保険責任期間終了後３年 |
| 十 | 海外投資保険の契約関係文書 | 保険責任期間終了後３年 |
| 十一 | 海外事業資金貸付保険の契約関係文書 | 保険責任期間終了後３年 |
| 十二 | 限度額設定型貿易保険の契約関係文書 | 保険関係成立期間終了後３年 |
| 十三 | 中小企業輸出代金保険の契約関係文書 | 保険責任期間終了後３年 |
| 十四 | 簡易通知型包括保険の契約関係文書 | |
| ( 1 ) 簡易通知型包括保険の契約関係文書のうち以下に掲げるものを除く文書 | 保険関係成立期間終３年 | |
| ( 2 )通知明細書 | 当該通知書の発行後５年 | |
| 十五 | 海外商社の与信管理に関する文書 | 受理日から３年 |
※ただし、保険の事故に関するものについては、上記にかかわらず、必要に応じて、保存期間を延長するものとする。
別表第３（第２６条第２項関係）
保険契約等関係以外の文書の保存期間の基準
| 文書の区分 | 保存期間 | |
| 一 |
以下に掲げるような日本貿易保険の設立、法令による認可等並びに事業の運営及び業務遂行上の重要記録等の文書 (1) 設立登記関係文書 (2) 独立行政法人通則法（平成１１年法律第１０３号）及び貿 易保険法（昭和２５年法律第６７号）に基づく認可、承認、届出及び評価委員会の評価に関する文書 (3)財務諸表、事業報告書及び決算報告書 (4)役職員の任免その他の人事に関する重要文書 (5)内部規則原簿 (6)公印登録に関する文書 (7)事業方針及び事業計画に関する重要文書 (8)事業を行う上で必要不可欠な継続的な統計に関する文書 (9)訴訟関係文書 |
永久保存 |
| 二 |
以下に掲げるような事業、経営及び経理等に直接関連をもつ重要な文書のうち永久保存に属さない文書 (1)事業及び経営上重要な調査、検討及び統計に関する文書 (2)予算に関する文書 (3)会計に関する帳簿 (4)会計伝票 (5)重要な契約書及び協定書等（契約等の期間満了、解約時等から保存期間を起算） (6)資金計画及び資金調達に関する文書 (7)昇級、昇格、異動及び賞与その他の人事に関する文書 (8)労働協約及び労使協定等（失効日から保存期間を起算） (9)調査又は研究の結果が記録された文書のうち重要なもの |
１０年 |
| 三 |
以下に掲げるような１０年保存文書に次ぐ重要な文書 (1)請求書、領収書又は契約書等の収入、支出計算に必要な証拠書類 (2)法人文書管理ファイルその他の取得した法人文書の管理を行うための帳簿又は文書の廃棄若しくは移管の状況が記録された帳簿 (3)調査又は研究の結果が記録された文書のうち軽易なもの (4)軽易な契約書及び協定書等（契約等の期間満了、解約時等から保存期間を起算） (5)登録及び登記に関する軽易な文書 (6)出勤簿、旅行命令簿その他の職員の勤務の状況が記録された文書 |
５年 |
| 四 |
以下に掲げるような業務上の定型的な事項に係る意志決定を行うための文書（五の項に該当するものを除く。） (1)諸会議議事録（事業及び経営上重要なものを除く。） (2)事業運営に係る懇談会等の検討結果に関する文書 (3)職員の労働衛生に関する文書 (4)研修に関する文書 |
３年 |
| 五 |
各種通知、依頼等の業務上の軽易な事項に係る意思決定を行うための文書 |
１年 |
| 六 |
以下に掲げるような、一の項から五の項までに該当しない文書 (1)スケジュール表 (2)随時発生し、短期で廃棄するもの (3)その他１年以上保存を要しないもの |
事務処理上必要な１年未満の期間 |